Ilspese amministrative, nell'ambiente aziendale, sono Spese che l'azienda necessita per funzionare, ma che non sono legate all'attività specifica svolta dall'azienda.
Pertanto, le spese amministrative non corrispondono a nessuno dei costi economici che fanno per la realizzazione del prodotto che finiscono per offrire, ma piuttosto a ciò che è necessario quotidianamente affinché l'azienda possa funzionare normalmente.
L'operazione che l'azienda avrà sul mercato sarà economica nella misura in cui sarà in grado di fornire un prodotto il cui prezzo di mercato supera i costi necessari per produrlo. A volte quella produzione avrà un file valore aggiunto, mentre in altri sarà limitato alla vendita della stessa cosa che è stata acquistata: in tutti i casi, c'era uno o più costi prima di avere il prodotto finito, riconosciuti come costi operativi.
Il spese di amministrazione, a differenza di quelli operativi, sono quelli non hanno implicazioni dirette sulla qualità del prodotto finito.
Questo spiega perché la maggior parte delle aziende, nella vocazione di fornire sempre il miglior prodotto possibile, solitamente scelgono di ridurre i costi di amministrazione sempre prima ancora di considerare la riduzione delle spese di esercizio. Ciò, tuttavia, può avere conseguenze negative poiché le spese di amministrazione sono solitamente necessarie e, a lungo termine, una disattenzione in esse può avere grandi implicazioni.
Nelle grandi aziende, le spese amministrative sono gestite da dipartimenti appositamente preparati per tale funzione. Ciò accade perché le aziende sono perfettamente consapevoli che molte delle questioni essenziali per il normale funzionamento dell'azienda, come le risorse umane o la comunicazione tra i reparti, sono dovute alla corretta esecuzione delle spese amministrative.
È comune per aziende più piccole, confidando nelle sue potenzialità per svolgere soprattutto l'attività principale, sottovalutare l'importanza delle spese amministrative. Quando ci sono solo uno o pochi proprietari, spesso scelgono di effettuare questi pagamenti, che in seguito nell'esercizio della società porta loro una somma di complicazioni in quanto diventa più noioso di quanto sembri.
Di seguito l'elenco delle spese di esercizio, chiarendone in alcuni casi le particolarità:
- Spese in stipendio del personale (in alcuni casi sono considerate operative, poiché sono costi di realizzazione del prodotto).
- Forniture per ufficio.
- Bollette telefoniche.
- Spese in stipendio delle segretarie.
- Locazione di locali.
- Contributi per la sicurezza sociale.
- Acquisto di cartelle.
- Uffici generali dell'azienda.
- Spese corrispondenti.
- Costi delle risorse umane (nel caso in cui l'azienda non sia principalmente dedicata a questo).
- Salari dei dirigenti senior.
- Acquisto di forniture per ufficio.
- Spese di viaggio d'affari.
- Costi dell'acqua.
- Acquisto di fogli.
- Spese di elettricità.
- Spese di consulenza legale dell'azienda.
- Risme di fogli per la stampa (nel caso non sia una macchina da stampa o qualcosa di simile).
- Le commissioni per il servizio di contabilità dell'azienda.
- Spese di pubblicità (alcuni la considerano intrinseca al prodotto, ma sono spese amministrative).
